Konferencja to zazwyczaj wydarzenie bardzo rozbudowane, które kosztuje organizatora naprawdę wiele wysiłku. Warto więc wiedzieć, jakie elementy odgrywają najważniejsze znaczenie i przełożą się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Jeśli ciekawi Cię, na co zwrócić uwagę, zapoznaj się z poniższym tekstem i poznaj przepis na udaną konferencję.
Nie ma co się oszukiwać – wybór miejsca ma ogromne znaczenie dla powodzenia konferencji i ogólnego zadowolenia zgromadzonych gości. Jeśli więc zależy Ci na przygotowaniu profesjonalnego wydarzenia, które zostanie pozytywnie odebrane, nawiąż współpracę z hotelem dysponującym dobrze wyposażonymi salami. Mowa nie tylko o odpowiedniej wielkości pomieszczeń czy o optymalnie skomponowanych elementach wystroju, ale także o samym sprzęcie technologicznym. Atrakcyjnie zaadaptowana sala konferencyjna powinna wpisywać się bowiem zarówno w wymogi prowadzących, jak i samych gości wysłuchujących wystąpień. Interesującym miejsce wydarzenia może być Hotel Victoria w Bolszewie na Kaszubach, o którego ofercie można przeczytać na stronie https://hotelvictoria.pl/konferencje-i-szkolenia/.
Jeżeli organizujesz konferencję na większą liczbę gości, bardzo dobrym rozwiązaniem będzie zatrudnienie kilku hostess. Doskonale prezentujące się dziewczyny zadbają o dobrą atmosferę, przywitają gości i w razie jakichkolwiek pytań dotyczących tematu konferencji poinstruują ich. Hostessa pomoże także rozdać przygotowane przez organizatora materiały czy poczęstunek. Jeśli wydarzenie ma charakter biznesowy, możesz pokusić się o stworzenie stoiska ze swoimi produktami i wyznaczyć hostessę do obsługi stricte promocyjno-marketingowej.
Przygotowanie poczęstunku dla gości na pewno spotka się z miłym odbiorem. Nawet jeśli na konferencję składa się zaledwie kilka godzinnych wystąpień, goście chętnie wybiorą się na przerwę i coś przekąszą. Zadbaj więc o zorganizowanie poczęstunku. Możesz zrobić to, nawiązując współpracę z hotelem, w którym przeprowadzasz konferencję – doskonale w tej roli spisuje się Hotel Victoria https://hotelvictoria.pl/ – lub zamówić zewnętrzną usługę cateringową. Pamiętaj, aby zadbać o odpowiedni rodzaj jedzenia. Najlepiej sprawdzą się przekąski na jeden kęs, ale zatroszcz się o ich dobrze oszacowaną liczbę, bo puste talerze w połowie konferencji nie prezentują się zbyt korzystnie.
Goście będą Ci wdzięczni, jeśli opracujesz dokładny plan konferencji, ponieważ ułatwi im to orientację w tematyce i pozwoli zaplanować poszczególne aktywności. Oprócz tego sama przejrzystość rozplanowania wydarzenia ma bardzo duże znaczenie i wpływa na jego odbiór. Jeśli zajmiesz się precyzyjnym opisaniem wszystkich paneli oraz przygotowaniem schematu godzinowego, Twoje wydarzenie postrzegane będzie jako profesjonalne i dopracowane pod każdym względem.
Interesującym ruchem jest opracowanie prostych i czytelnych materiałów informacyjnych, na przykład w postaci broszurek czy ulotek. Dzięki temu uczestnicy mogą zapoznać się dokładniej z planem konferencji oraz z tematami, jakich dotyczą wystąpienia. Świetnie, jeśli zadbasz o zamieszczenie materiałów informacyjnych związanych z najważniejszymi zagadnieniami omawianymi na konferencji, co sprawi, że słuchacze będą mogli samodzielnie zgłębić temat. Mowa tu na przykład o bardziej skomplikowanych schematach, wykresach czy wstępnych projektach.
Fot. Claudio Schwarz/unsplash.com
